การเปลี่ยนแปลง คือ กระบวนการปรับปรุงองค์การที่มีอยู่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์การนั้นๆซึ่งเป็นคำที่พบอยู่บ่อยๆในทุกวัน ถ้าไม่ใช่คนโดยทั่วไปในองค์การ ก็เป็นสิ่งที่มักจะเกิดขึ้นในแต่ละองค์การ ในบางองค์การการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นไปในลักษณะการเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง (Radical change) หรือการเปลี่ยนแปลงแบบแตกหัก (Frame-Breaking Change) การเปลี่ยนแปลงนี้จะมีผลต่อการยกเครื่องใหม่ขององค์การหรือเป็นส่วนประกอบของระบบในสิ่งแวดล้อมของธุรกิจในปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรงมักจะเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆในองค์การ ซึ่งเรามักจะสังเกตเห็นได้จากมีการวิพากษ์วิจารณ์ต่อเหตุการณ์ต่างๆ เช่น การเข้าไปเป็นคณะกรรมการบริหารใหม่ของธุรกิจไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมกิจการหรือเข้าไปซื้อกิจการ (Take Over) หรือความล้มเหลวของการดำเนินกิจการ เมื่อสิ่งเหล่านี้ปรากฏขึ้นมาในวงจรชีวิตขององค์การแล้ว การเปลี่ยนแปลงก็จะเกิดขึ้นอย่างรุนแรงในทุกๆด้าน อีกสิ่งหนึ่งที่จะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงขององค์การ คือ การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น (Incremental Change) หรือการเปลี่ยนแปลงของทิศทาง (Frame-Bending Change) การเปลี่ยนแปลงประเภทนี้มักจะเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆ จะสร้างความเสียหายน้อยที่สุดในบรรดาการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงองค์การ การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงประเภทนี้จะรวมถึงการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ เทคโนโลยีใหม่ ระบบงานใหม่ และกระบวนการดำเนินงานใหม่ ถึงแม้ว่าธรรมชาติลักษณะขององค์การยังคงไว้ซึ่งความสัมพันธ์ที่เหมือนเดิม การเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น (Incremental Change) ก็จะเกิดขึ้นบนแนวทางเดิมที่มีอยู่แล้ว เพื่อยกระดับของการปฏิบัติงานให้ดีขึ้นหรือเป็นการขยายให้เกิดแนวทางใหม่ เป็นการปรับปรุงศักยภาพให้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในแนวทางการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น อันเป็นสิ่งที่มีความสำคัญต่อสภาวะแวดล้อมของความต้องการในทุกวันนี้
การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานนั้น มีสาเหตุมาจาก 2 แหล่ง คือ สาเหตุภายนอกหน่วยงาน และสาเหตุภายในหน่วยงาน ในฐานะที่หน่วยงานเป็นส่วนย่อยหนึ่ง และมีปฏิสัมพันธ์กับสังคม เมื่อสภาพสังคมเปลี่ยนแปลงหน่วยงาน จึงไม่อาจหลีกเลี่ยงความเปลี่ยนแปลง เพื่อรักษาความอยู่รอดของหน่วยงานได้ เช่นเดียวกับต้นไม้ ต้องพยายามคายน้ำให้น้อยลง หรือหากพื้นที่ดังกล่าวเกิดความแห้งแล้ง ต้นไม้จะผลิดอกออกผลให้น้อยลง แต่ใช้การแตกใบแทน ในอีกกรณีหนึ่ง ที่สภาพแวดล้อม ดำเนินไปตามสภาพปกติ แต่เจ้าของต้องการให้ต้นไม้มีสีสันที่แปลกตา จึงนำต้นไม้ตระกูลอื่นมาผนวกเข้ากับต้นเดิม อาจจะโดยการทาบกิ่งหรือเปลี่ยนแปลงพันธุกรรม เปรียบเสมือนผู้นำหน่วยงานมีวิสัยทัศน์ที่จะนำพาหน่วยงาน ให้ไปสู่สิ่งที่ดีกว่า โดยไม่ต้องรอให้เปลี่ยนแปลงจากสภาพแวดล้อมภายนอกจึงมีการนำ เทคนิคต่างๆ ที่เหมาะสม มาพัฒนา และปรับปรุงการปฏิบัติงาน ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นซึ่งจะทำให้หน่วยงานสามารถรับมือ กับการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นได้ และอาจพลิกสถานการณ์เป็นผู้กำหนดกระแสการเปลี่ยนแปลงในสังคมได้
ศุภชัย ยาวะประภาษ (2545) ได้กล่าวว่า เมื่อใดที่แต่ละหน่วยงานมีการดำเนินการการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานไม่ว่าจะก่อให้เกิดผลกระทบกับบุคคลในวงแคบ หรือกว้างย่อมแสดงว่าการการเปลี่ยนแปลงได้เกิดขึ้นแล้วในหน่วยงานนั้น โดยทั่วไป การตอบสนองของมนุษย์ต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนั้น สามารถแยกออกเป็น 3 รูปแบบ คือ
1. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
2. การไล่ตามการเปลี่ยนแปลง
3. การนำการเปลี่ยนแปลงมาใช้ให้เกิดประโยชน์
รูปแบบการตอบสนองสุดท้ายน่าจะเป็นการตอบสนองที่สร้างความปลอดภัยที่สุด เพราะการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง อาจย้อนกลับมาทำลายทั้งบุคคลและหน่วยงานนั้นได้ขณะที่การไล่ตามการเปลี่ยนแปลง เป็นวิธีการที่ค่อนข้างเสี่ยง เพราะหน่วยงานที่จะตามทันการเปลี่ยนแปลง ต้องมีศักยภาพที่ไม่ต่างจาก อัตราความเร็วของการเปลี่ยนแปลงนั้น หากเปรียบเป็นนักวิ่ง ควรจะมีฝีเท้าที่ไม่แตกต่างกันมากนัก ซึ่งหากหน่วยงานนั้น มีสมรรถนะที่ตํ่ากว่าการเปลี่ยนแปลง อาจทำ ให้หน่วยงานต้องสูญเปล่า กับการไล่ตามการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น การเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาส หรือการนำ การเปลี่ยนแปลงมาใช้ให้เป็นประโยชน์ จึงน่าจะเป็นหนทางที่ดีที่สุด เพราะการวางแผนเป็นการเตรียมพร้อม รับการเปลี่ยนแปลงและปรับสภาพการเปลี่ยน ให้สอดคล้องกับบริบทของหน่วยงาน และเป็นเชื้อเพลิงในการผลักดันหน่วยงาน ให้มุ่งสู่สุขภาพที่ดีขึ้น
โดยสรุป การเปลี่ยนแปลง หมายถึง ความพยายามในการแปรเปลี่ยนจากภาพที่เป็นอยู่ไปสู่สภาพที่องค์กรพึงประสงค์ เพื่อให้สามารถดำรงอยู่ได้ภายใต้สิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ของมนุษย์ที่จะเอาชนะธรรมชาติ เพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งใหม่ ๆ ที่จะนำมาใช้บำรุงความสุข หรือเพื่อให้อยู่ดีกินดีมากขึ้นกว่าเดิม หรือจะเป็นความคิดริเริ่มสร้างสรรค์และการลงทุนค้นคว้าวิจัยที่ทำให้เกิดมิ่งที่เป็นนวัตกรรมใหม่ ๆ เกิดขึ้นตลอดเวลา เช่น การบริการข่าวสารอินเทอร์เน็ตด้วยเครือข่ายใยแก้วนำแสงที่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น
